نرم افزار دبیرخانه اخوان

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان

توضیحات نرم افزار دبیرخانه اخوان


دبیرخانه را می توان به عنوان سیستم مکانیزه گردش مکاتبات و امور اداری سازمانها تعریف نمود. بهره‌گیری از نرم افزار دبیرخانه اخوان علاوه بر آنکه با اطلاع رسانی دائمی به ارباب رجوع این امکان را به ایشان می‌دهد که بدون صرف وقت و هزینه, کارهای خود را پیگیری کنند, به کارکنان نیز این امکان را می دهد که به جای صرف وقت برای پاسخگویی حضوری به مراجعان, کارشان را سریعتر و دقیق‌تر انجام دهند. نرم افزار دبیرخانه اخوان به منظور کاهش هزینه های مربوط به بایگانی اسناد و نامه ها، مشکلات ناشی از اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین جهت رفع مشکلات ناشی از جستجو از میان انبوهی از نامه ها تهیه گردیده است.

امکانات و ویژگی های نرم افزار دبیرخانه اخوان


امکان تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه

امکان معرفی امنیت نامه ها (عادی، محرمانه، بسیار محرمانه و… )

امکان معرفی فوریت نامه ها (فوری، بسیار فوری، عادی و … )

امکان معرفی نوع نامه (عمومی، تذکر، تشویق و … )

امکان معرفی فعالیت سازمان ها

امکان معرفی سازمان ها و ارگان ها (نام،نوع، شماره تماس و شماره فکس)، زیر مجموعه سازمانها، پرسنل سازمانها

امکان معرفی مکان ها در سازمان ( به صورت درختواره )

امکان معرفی چارت سازمانی ( به صورت درختواره)

امکان معرفی پرسنل

امکان معرفی محل های بایگانی شامل : اتاق، کمد، قفسه، زونکن

امکان اختصاص زونکن به سازمانها، نوع نامه، کارکنان و …

امکان تعیین شماره سریال (اندیکاتور) به صورت پیشرفته ازسوی نرم افزار شامل :

تعیین نوع شماره سریال (زوج، فرد، متوالی)

تعیین شماره شروع پیش فرض نامه ها در سال شروع به کار جهت کلیه دبیرخانه ها یا به ازای هردبیرخانه )

امکان جستجوی پیشرفته دفاتر اندیکاتور و نامه های ثبت شده بر اساس موارد مختلف

امکان ثبت نامه های صادره موقت، ثبت نامه های صادره و ثبت نامه های وارده

امکان تغییر وضعیت نامه ها به قطعی، غیر قطعی و باطل

امکان ثبت محل بایگانی نامه ها بر اساس سالن/ اتاق، کمد، قفسه، زونکن

امکان درج ارجاعات متعدد و برگشت از ارجاع برای یک نامه

امکان ثبت اطلاعات اساسی هر نامه به همراه اسکن تصاویر اصل نامه و پیوست ها و تعیین عطف و پیرو نامه

امکان امانت نامه های وارده و صادره بایگانی شده و برگشت آنها

فیلترینگ اطلاعات در هنگام نمایش

معرفی دسته های کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها تا حد جزء

معرفی الگوی دسترسی کاربران به منظور سهولت در امر معرفی کاربران

تعیین سطح کاری کاربران به منظور دسترسی به اطلاعات دبیرخانه ها

قابلیت پشتیبان گیری از اطلاعات و بازگردانی آنها در هنگام نیاز

فعال سازی سال های کاری یا غیرفعال سازی آنها از سوی مدیر سیستم

گزارشات نرم افزار دبیرخانه اخوان


گزارشات آماری از نامه های وارده و صادره براساس شماره اندیکاتور، تاریخ، شماره نامه و …

گزارشات آماری از عملکرد دبیرخانه ها در ماه و سال جاری

گزارشات آماری از میزان ارتباط با سازمان ها یا ارگان ها در ماه های سال جاری

گزارش لیست سازمانها

گزارش نامه های صادره موقت و اصلی

گزارش نامه های وارده

گزارش عملکرد کاربران

گزارش از اطلاعات بایگانی شده

گزارش از ارجاعات نامه های وارده

گزارش نامه های امانت داده شده

گزارش آماری از کلیه نامه ها به تفکیک کاربر در سال جاری

گزارش آماری از کلیه نامه ها به تفکیک دبیرخانه


پرسش و پاسخ های متداول


نرم افزار دبیرخانه اخوان مناسب چه شرکتهایی می باشد؟

با توجه به نوع طراحی و تولید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان، این نرم افزار جهت کلیه کسب کارها اعم کوچک، متوسط و بزرگ مناسب می باشد. و تمامی انواع شرکتهای خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری می توانند با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان مکاتبات دریافتی و ارسالی خود را مدیریت نمایند.


نرم افزار های اخوان تحت چه محیطی کار می کنند؟

برنامه دبیرخانه و بایگانی اخوان تحت پلتفرم ویندوز کار می کند و کلیه ویندوزها Xp,7,8,8.1,10 در نسخه های 32 بیتی و 64 بیتی را پشتیبانی می کند. بانک اطلاعاتی نرم افزار دریافت و پرداخت اخوان نیز SqlServer2008 به بالا می باشد.


آیا نرم افزار دبیرخانه اخوان در محیط شبکه کار می کند؟

بله، سیستم دبیرخانه اخوان هم به صورت سینگل(تک کاربره) و هم در محیط شبکه (چند کاربره) کار می کند.


آیا نرم افزار دبیرخانه اخوان تحت وب کار می کند؟

بله، با اینکه نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان تحت ویندوز می باشد ولی از طریق آی پی نیز در محیط وب و از راه دور قابل دسترسی می باشد.


دوره گارانتی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اخوان چه مدتی است؟

دوره گارانتی نرم افزار بایگانی اخوان یکسال خورشیدی می باشد و در این مدت علاوه بر خدمات پشتیبانی و آموزش کلیه نسخ جدید برنامه نیز به صورت رایگان ارائه می گردد.


در نرم افزار بایگانی و دبیرخانه اخوان چند شرکت می توانم ایجاد کنم؟

سیستم بایگانی اخوان هیچگونه محدودیتی در ایجاد شرکت ندارد. بنابراین با خرید یک نسخه از نرم افزار نقدینگی اخوان می توانید اطلاعات نقد و چک تمامی کسب و کارهای خود را در آن ثبت نمائید.


خدمات پشتیبانی به چه نحوی ارائه می گردد؟

کلیه خدمات پشتیبانی به صورت تلفنی، ریموت(راه دور)، حضوری در محل شرکت اخوان محاسب جنوب و با توجه به نوع قرارداد پشتیبانی حضوری در محل مشتری ارائه می گردد.


در صورتی که سئوال شما در لیست مشاهده نمی شود فرم زیر را تکمیل فرمائید تا همکاران ما جهت ارائه توضیحات بیشتر با شما تماس بگیرند.

2 + 2 = ?